Ще можете ли да отваряте днешните документи в Word след 20 години? Вероятно не, твърдят от WIRED, но все пак успокояват, че ако предприемете някои необходими стъпки, може да си осигурите цифрови файлове с изключително дълъг живот.
Първоначалното предложение за World Wide Web, написано от Тим Бърнърс-Лий през 1989 г., е важна част от историята на интернет. Проблемът е, че то също не може да бъде отворено на съвременните компютри.
Джон Греъм-Къминг, британски софтуерен инженер и писател, се опитал да отвори документа, съдържащ това предложение, на Word. Съвременните версии на Microsoft Word и на Apple Pages също не успели да отворят файла.
Текстовият процесор с отворен код LibreOffice работел, макар и с объркано форматиране.
В крайна сметка Греъм-Къминг открил PDF файл, експортиран от ЦЕРН през 1998 г., който бил единственият начин да види документа във вида, в който е съществувал през 1989 година.
Притеснително е, че толкова важна част от историята и в толкова разпространен файлов формат, може да бъде почти напълно изгубена в течение на времето заради софтуерните актуализации.
Всеки, който има колекция от стари цифрови документи, снимки и видеоклипове, може би се чуди дали същото ще се случи и с неговите файлове. Оказва се, че това е въпрос, с който цифровите архивисти се занимават постоянно. Затова от WIRED се обръщат за коментар към такъв специалист.
“Двадесет години в цифровата сфера са много”, обяснява Ланс Стъчъл, директор на службите за цифрово съхранение в Мичиганския университет. Неговият екип често е натоварен със задачата да възстановява цифрови файлове от стари компютри и носители на информация.
“Разполагаме с лаборатория, която може да се справи със стари носители – флопидискове, компактдискове, по-стари компютри. Можем да извадим информацията от тези видове носители и да я преместим в нашата система за съхранение, като гарантираме, че няма да я объркаме, докато го правим”, пояснява Стъчъл.
Но свалянето на файловете от диска е само първата стъпка. След това трябва да ги отворите и да ги оставите в състояние, в което ще могат да се отварят десетилетия наред.
Това е предизвикателство, заради което Стъчъл решава да помисли върху стратегии за запазване на документите възможно най-дълго. На въпрос какво трябва да направят онези от потребителите, които не са професионални архивисти, за да си гарантират, че файловете им ще издържат десетилетия, той даде следните съвети.
Използвайте отворени формати
Документът в Word, за който вече стана дума, вече не може да бъде отворен от Microsoft
Word, защото софтуерът се е променил с времето. Това е част от предизвикателството при
архивирането на цифрови файлове.
“При физическите неща, колкото по-малко ги използвате, толкова по-дълго се запазват”, обяснява Стъчъл. “Цифровите неща постоянно се борят с остаряването. Докато файлът се движи във времето, той губи информация.”
Актуализациите на софтуер като Microsoft Word означават, че файлове, които са се отваряли коректно през 80-те години, не се отварят през 2020 годита. Част от проблема е, че Microsoft, и само Microsoft, контролират файловия формат или дори само те знаят как той работи. Поради тази причина Стъчъл споделя, че насърчава хората да експортират файлове в отворен файлов формат – особено файлове, които те искат да запазят достъпни в дългосрочен план.
За документи той препоръчва PDF/A – отворен стандарт, изграден върху PDF формата на Adobe, който включва всичко, от което се нуждае файлът, за да бъде отворен, включително шрифтовете, използвани в документа.
Microsoft Office, LibreOffice и Adobe Acrobat поддържат експортиране в PDF/A, което означава, че такъв файл, какъвто ви трябва, е сравнително лесно да се направи. Стъчъл препоръчва да архивирате всеки документ, който искате да запазите за по-дълго, в този формат.
“PDF/A е отворен стандарт”, споделя специалистът. Този принцип може да се прилага за всички ваши документи. Една електронна таблица в Excel, която се отваря добре сега, може да не се отвори след 20 години, но ако експортирате тази таблица като CSV файл, който по същество е просто текстов документ, разбираем за други приложения за електронни таблици, можете да сте сигурни, че файлът ще може да се отваря десетилетия наред.
По принцип, ако даден файл на вашия компютър може да бъде отворен само от определен софтуер и този софтуер се контролира от една компания, вероятно трябва да го експортирате в отворен формат. Това е единственият начин да го предпазите за в бъдеще.
Поддържайте снимките и видеоклиповете си “свежи”
Стъчъл споделя, че за снимките има много по-малко проблеми, тъй като от дълго време използваме едни и същи файлови формати – JPEG, PNG и TIFF. Всички тези типове файлове са отворени формати, които можете да отваряте с най-различен софтуер.
Но това не означава, че всичките ви снимки ще са устойчиви и в бъдеще време. От една страна, ако
сте склонни да редактирате много снимки, може да загубите качеството им с течение на времето.
“JPEG не е лош формат, просто всеки път, когато редактирате снимките и ги запазвате, те ще изгубват малко информация”, казва Стъчъл. Този ефект се нарича “загуба на поколение”.
“Една или две редакции няма да бъдат откриваеми, но имайте това предвид: Ако ще редактирате много, всеки път правете копие и редактирайте него.”
И имайте предвид, че някои снимки, особено RAW файловете от фотоапарата ви, може да
са в патентован формат.
“Трябва да сте внимателни, защото много фотоапарати по подразбиране използват своя собствена версия на RAW, която е силно патентована”, пояснява Стъчъл. Той препоръчва експортирането на такива снимки в отворен формат, наречен Digital Negative (DNG), който е по-безопасен за запазване на RAW файлове.
Видеоклиповете също не са голям проблем – повечето видеофайлове и в момента се кодират с отворени файлови формати. Но както и при снимките, Стъчъл съветва да не се опитвате да редактирате даден видеофайл многократно. Вместо това просто редактирайте копие.
“Това е страхотното предимство на цифровите технологии: можете да направите милион копия”, твърди Стъчъл.
Създавайте резервно копие на абсолютно всичко
Конвертирането на всичките ви ценни файлове в отворени формати ви носи абсолютно нулеви рискове, ако тези файлове бъдат загубени. Ето защо Стъчъл многократно подчертава значението на архивирането на файловете. В идеалния случай трябва да разполагате с три копия на всеки файл и да държите едно от тези копия извън сайтовете.
Като добри инструменти за тази цел той споменава услугите за автоматично архивиране Backblaze и Crashplan, а от WIRED препоръчва да комбинирате Backblaze с локално архивиране.
Конкретната система за архивиране, която използвате, не е от голямо значение – важното е, че имате такава.
