Payhawk, платформата за управление на разходите с изкуствен интелект, днес публикува нови данни, които показват, че нейният финансов агент е намалил времето за подаване на разходи с фактури от доставчици с 46% от началото на годината. Сега компанията прави функцията за извличане на фактури достъпна за всички клиенти. Агентът за финансов контрол вече не само напомня на служителите за техните неподадени фактури, но и самостоятелно ги извлича – до 12 пъти по-бързо от човек.
Резултатите отразяват един от най-големите проблеми за финансовите екипи: фактурите за онлайн услуги, абонаменти и плащания към доставчици често не се издават в момента на покупката. Вместо това те остават във вътрешните портали на доставчиците, което означава, че впоследствие служителят трябва да си спомни, че фактурата изобщо съществува, да влезе в правилния акаунт, да намери документа, да го изтегли и да го прикачи към съответния фирмен разход. По оценки на Payhawk този процес отнема средно 23.8 дни преди фактурите да бъдат въведени в ERP системата на една компания. С помощта на финансовия агент, който автоматично напомня на служителите, Payhawk съкращава този период до 12.6 дни. След успешната бета програма компанията вече цели да го намали до едва 2 дни с възможността за автоматично извличане чрез функцията Agent Fetch.
Този процес често остава на заден план и продължава да бъде труден за автоматизация.
Функционалността за автоматично извличане Agent Fetch на Payhawk изпълнява тези действия вместо служителя. След като бъде осъществена връзка с доставчика, финансовият агент влиза в портала, извлича съответната фактура, разчита и категоризира информацията в нея и я свързва със съответния фирмен разход.
Христо Борисов, съосновател и главен изпълнителен директор на Payhawk, споделя: „Наскоро прекарах месец в САЩ и използвах Uber повече от 30 пъти. След всяко плащане агентът влизаше в портала, изтегляше фактурата, прикачваше я и я подаваше към финансовия отдел вместо мен. Аз не правех нищо.
Извличането на фактури от порталите на доставчиците е една от основните причини за забавяне на месечното счетоводно приключване, ограничава видимостта в реално време, води до непълна одитна следа и може да попречи на бизнеса да възстанови ДДС. Докато разходните документи за покупки, платени с карта на физически търговски обект, обикновено са налични до пет работни дни, събирането на фактури от онлайн портали на доставчици отнема почти пет пъти повече време. „Нашата мисия е да автоматизираме всички рутинни и отнемащи време процеси за финансовите екипи и техните колеги, като обединим плащанията с AI. Така ще помогнем на бизнеса да работи по-бързо и да спестява време и средства за това, което е наистина важно“, казва Христо Борисов.
Функцията Agent Fetch е създадена за онлайн услуги и регулярни плащания към доставчици, при които фактурите обикновено са достъпни само след вход в потребителски акаунт. Това включва софтуерни абонаменти, платформи за дигитална реклама, доставчици на туристически услуги, доставчици на облачна инфраструктура и платформи за електронна търговия, отбелязват от компанията.
Agent Fetch е част от AI агента за финансов контрол на Payhawk, който следи транзакциите, открива липсваща документация и предприема необходимите действия, за да завърши обработката на разходите.
