Вярвате или не, държавните служители ще стават пак ученици, защото не знаят как да пишат. Вече е подготвена специална практическа инструкция за създаването и оформянето на документите в публичната администрация. По нея чиновниците ще пишат писма, заповеди, доклади и т. н. Ръководството, което бе публикувана за обществено обсъждане през седмицата, е изготвено от Института по публична администрация (ИПА) и ще стане общовалидно след приемането му от Министерския съвет.
Унифицирането на изключително разнородния и трудноразбираем чиновнически език несъмнено е чудесно начинание и е странно, че досега не е било направено. Още повече че въпросната практическа инструкция е изготвена на базата на редица постановления, наредби и законови изисквания от далечните вече 2008-а и 2009-а. С други думи, макар още преди повече от пет години да е решено, че ще се приемат общи правила за оформяне на документите в администрацията, те са подготвени едва сега.
Основното, което прави впечатление в указанията към държавните служители, са начините как да се представят положителните и негативните информации. Посочено е например, че може да се избира между два подхода: директен -за молба или предложение, изложение, добри новини… и недиректен – за отказ на информация и мотивирана молба. Когато се очаква получателят да посрещне благоприятно написаното в писмото, се използва директният подход. Тогава се започва с главната идея или с добрите новини. Чак след това се дава пояснителната информация – в един или няколко абзаца, и накрая се прави подходящо вежливо заключение.
Недиректният подход, според експертите на ИПА, може се използва при писма, в които се представя неблагоприятен отговор или се съобщава неприятна за получателя информация. В този случай главната идея се излага накрая, докато в началото се посочва нещо положително, нещо, което и двете страни „споделят и одобряват.“ По този начин се смекчава отрицателната реакция на получателя на писмото, подготвяйки го за приемане на неблагоприятното съобщение, спокойно, без възмущение“, обяснява от Института по публична администрация.
За подготовката на доклади се препоръчва да се използва ясна лексика, за да се възприема лесно текста. „Важно е да се използват толкова думи, колкото е нужно, тъй като многословието размива смисъла, изморява читателя и го разсейва. Неуместно е използването на дълги изречения, сложни прилагателни и наречия. Трябва да се залага на познати думи, вместо рядко използвани или чуждици. Абстрактните изрази е добре да се избягват“, съветват авторите на инструкциите. Само да има кой да ги чуе. Това, което излиза написано от ведомствата, твърде често е нескопосано изложено, неразбираемо, с безкрайни изречения, подсказващи за една съмнителна култура и даже неграмотност на писачите. В България чантаджиите май открай време не обичат хубавите вести и вежливото отношение, така че и добри да са новините, пак ни ги представят лошо.
Инструкциите към чиновниците продължават с още няколко документа като протокол, заповед и докладна записка. Въведени са и два задължителни шрифта (Times New Roman и Verdana), които могат да се използват. На латиница ще се пише единствено при обозначаването на валути (напр. USD или US$, EUR или ’80).Обяснено е също така кога да се открояват и подчертават думи и кога да се изписват в курсив. Има дори специално пояснение как и кога се изписва дълго тире, като авторите шеговито отбелязват, че „това неудобство (б.а. – липсата на отделен клавиш) се дължи на „недостатък“на компютъра, приет заради опростяване на клавиатурата“.
Колкото и абсурдно да звучи, обърнато е внимание дори как се изписват сложните думи като министър-председател и областен управител. Явно е установено, че в учрежденията тези правила от долните класове не ги знаят. В същото време в ръководството е пропуснато една доста съществена част от работата на чиновниците – подготовката и оформянето на структурирани данни като електронни таблици (Excel, OpenOffice) или отворени формати като CSV, XML и SQL. Известно е, че в администрацията се изготвят и публикуват множество данни в табличен вид, но заради грешки, неточности и разлики те трудно могат да се съпоставят, копират или обобщават. Даже таблиците за плащанията на Министерския съвет в системата СЕБРА често се различават коренно в различните дни от седмицата – в зависимост от това, кой точно служител ги е въвел.
Най-големият абсурд, който разкрива публикуваният документ с практическите инструкции обаче, е липсата на адекватна и съвременна деловодна система в страната. Оказва се, че у нас все още се работи по приетата през 1979-а Единна държавна система за деловодство, която организира работата с документи в техния пълен цикъл – от създаването или получаването им в учреждението, обработването и тяхното движение до предаването им в архив. През 2008-а е приета новата Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител, само че администрациите все още си действат по старому. В интерес на истината не е създадена и рамка, за да изпълнят ангажиментите си по прилагането на Закона за електронното управление.
Курс за „меки умения“
Министерството на икономиката и енергетиката е обявило обществена поръчка за организиране и провеждане на обучения на служителите си за развиването на т. нар. меки умения. Имат се предвид поведенческите способности на чиновниците като управление на екипи, участие в тях и мотивация. За провеждането на общо пет семинара за 130 души ще бъдат дадени 45 500 лв. без ДДС. Срокът за получаване на оферти или заявления за участие в надпреварата е 26 юни.
